pengertian struktur organisasi-Berikut ini pembahasan lengkap tentang struktur organisasi mulai dari Pengertian struktur organisasi, Fungsi struktur organisasi, komponen struktur organisasi dan contohnya
Daftar Pembahasan
Pengertian Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah sebuah unsur dalam Pengorganisasian dimana organisasi merupakan salah satu fungsi dasar dalam manajemen untuk mencapai sasaran yang ditetapkan oleh Organisasi, hal ini berkaitan dengan pengelompokan kegiatan, pengaturan orang maupun sumber daya lainnya dan mendelegasikannya kepada individu ataupun unit tertentu untuk menjalankannya sehingga diperlukan penyusunan struktur organisasi yang memperjelas fungsi-fungsi setiap bagian dan sifat hubungan antara bagian-bagian tersebut.
Struktur Organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan, baik organisasi tersebut berskala kecil maupun besar tetap memerlukan Struktur Organisasi yang jelas untuk mencapai sasaran organisasi yang ditetapkan.
Pengertian Struktur Organisasi menurut Para Ahli
Berikut adalah beberapa pengertian struktur organisasi menurut para ahli :
Schermerhorn
Secara definisi, yang dimaksud dengan Struktur Organisasi menurut Schermerhorn (1996) adalah sistem tugas, alur kerja, hubungan pelaporan dan saluran komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok.
Struktur Organisasi dalam sebuah organisasi biasanya digambarkan dalam bentuk Bagan Struktur Organisasi (Organization Chart) yaitu suatu diagram yang menggambarkan pengaturan posisi pekerjaan dalam Organisasi yang diantaranya juga termasuk garis komunikasi dan wewenangnya.
Hasibuan (2010: 128)
Menurut beliau mengemukaan bahwa, pengertian struktur organisasi adalah suatu gambaran yang menjelaskan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi kedudukan, jenis wewenang pejabat, bidan dan hubungan pekerjaan , garis perintah, tanggung jawab, rentang kendali serta sistem pimpinan organisasi.
Robbins dan Coulter (2007: 284)
Menurut beliau mengemukaan bahwa, pengertian struktur organisasi adalah kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka tersebut tugas-tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.
Reksohadiprodjo dan Handoko (1992: 74)
Menurut beliau mengemukaan bahwa, pengertian struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua kegiatan pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi, wewenang dan juga tanggung jawabnya.
Berdasarkan dari pengertian struktur organisasi diatas maka dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi adalahh gambaran kerangka atau susunan hubungan antara fungsi, bagian atau posisi dan juga menunjukkna hirarki organisasi atau stuktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab serta sistem pelaporan terhadap atasan.
Pada akhirnya, struktur organisasi akan memberikan stabilitas serta kontinuitas yang dapat memungkinkan organisasi tetap berjalan walaupun orang-orang didalamnya datang dan pergi.
Struktur Organisasi ini dapat membantu menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas.
Fungsi Struktur Organisasi
Struktur organisasi dibuat untuk menjalankan perusahaan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing jabatan karena Struktur organisasi secara jelas mampu memisahkan tanggung jawab dan wewenang anggotanya, Jika dalam suatu bisnis atau perusahaan tidak memiliki komponen penting dalam struktur organisasi tersebut bisa jadi akan mengalami gangguan kedepannya, salah satunya dalam hal alur manajemen dan pengelolaan.
Berikut adalah beberapa fungsi struktur organisasi, yaitu :
1. Kejelasan tanggung jawab
Pada suatu perusahaan atau organisasi, setiap anggota harus bertanggung jawab atas apa yang dikerjakan oleh masing-masing. hal ini dikarenan apabila terjadi Tumpang tindih wewenang dapat menjadi masalah berat dalam sebuah struktur organisasi, contohnya saja jika dalam sebuah perusahaan memiliki 2 pimpinan sekaligus dapat menyebabkan adanya kebingungan dalam hal pengambilan keputusan dan dapat mengakibatkan perpecahan.
Idealnnya memang seharusnya hanya satu pimpinan saja, namun jika memang terdapat lebih dari satu, masing-masing pimpinan dapat dibedakan berdasarkan tanggung jawabnya, nah dari sinilah pentingnya struktur organisasi dalam bisnis yang sedang proses berkembang.
Adanya struktur organisasi dapat memberikan gambaran yang jelas tentang pertanggung jawaban kepada atasan yang telah memberikan wewenang karena pelaksanaan dari wewenang tersebut harus dipertanggung jawaban dari hal inilah pentingnya fungsi struktur organisasi untuk memperjelas tanggung jawab seluruh anggota organisasi.
2. Kejelasan Kedudukan dan Kordinasi
Organizational structure menjelaskan kedudukan dan posisi dari masing-masing anggota. Dalam hal ini melalui bagan struktur organisasi dapat memperjelas alur komunikasi antar tim, dengan adanya struktur organisasi akan membuat kejelasan kedudukan seseorang sehingga dapat mempermudah untuk melakukan koordinasi atau hubungan karena terdapat keterkaitan penyelesaian fungsi yang didelagasikan kepada seseorang.
Dalam hal ini koordinasi sangat dibutuhkan untuk menghindari adanya missed communication yang dapat memberikan dampak negatif bagi bisnis yang sedang berkembang dan dapat digunakan sebagai dasar dalam penyelesaian pekerjaan yang membutuhkan komunikasi antar jabatan.
3. Kejelasan Dalam Jalur Hubungan
Fungsi struktur organisasi berikutnya adalah kejelasan dalam jalur hubungan, ini dapat mempermudah setiap pegawai dalam menjalankan pekeraan dan tanggung jawabnya karena jalur hubungan sudah tergambar didalam struktur sehingga dapat mempermudah untuk menyelesaikan pekerjaan. Sehingga dalam melakukan tugas dan tanggung jawab, setiap anggota dalam organisasi harus terlihat jelas sehingga proses pekerjaan lebih efisien dan saling memberikan keuntungan. hal ini dapat membuat proses penyelesaian pekerjaan dapat lebih efektif dan saling memberikan keuntungan.
4. Kejelasan uraian tugas
Yang dimaksud kejelasan uraian tugas karena struktur ini dapat membantu bila atasan atau pimpinan dapat melakukan pengawasan dan pengendalian, karena dengan adanya kejelasan uraian tugas ini juga akan membuat bawahan lebih fokus terhadap tugas dan pekerjaan karena terdapat uraian tugas yang jelas.
5. Pengendalian dan Pengawasan
Adanya struktur organisasi penting untuk pengendalian dan pengawasan dari seorang pimpinan terhadap bawahannya. Tercapainya tujuan dari berdirinya suatu bisnis adalah melalui pengendalian dan pengawasan rutin untuk melakukan evaluasi kinerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing anggota.
catatan penting Bisnis yang ideal adalah bisnis yang dijalankan dari tim yang terkoordinasi dengan baik dan benar, hal ini bertujuan berdirinya suatu bisnis sangat ditentukan dari kerjasama tim yang terkoordinasi tugas dan fungsinya melalui struktur organisasi.
Jenis Struktur Organisasi
Menurut Stoner (1996:300), struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 bentuk :
a. Struktur Organisasi Berdasarkan Fungsi
Memenyamakan pemikiran dan konsep semua orang yang terlibat dalam suatu kegiatan atau beberapa kegiatan terkait menjadi satu bagian.
Sebagai contoh sebuah organisasi dibagi
berdasarkan fungsi bila mempunyai bagian-bagian produksi, pemasaran, dan penjualan yang secara terpisah, Struktur organisasi ini mempunyai kelebihan-kelebihan sebagai berikut:
Cocok bagi lingkungan stabil,Menunjang pengembangan keahlian, Memberi kesempatan bagi para spesialis, Hanya memerlukan koordinasi minimal dan memerlukan keperluan antar pribadi yang kecil.
Kelemahan struktur organisasi berdasarkan fungsi antara lain:
Organisasi yang berskala besar, tanggapan lebih lambat diterima, Menyebabkan terjadinya kemacetan karena pelaksanaan tugas yang berurutan, sulit menumbuhkan inovasi, perspektif yang sempit.
Dapat menimbulkan konflik mengenai prioritas produk, Tidak menunjang pengembangan manajer umum, Mengatur rasa tanggung jawab atas kelancaran kerja secara keseluruhan.
b. Struktur Organisasi Berdasarkan Produk/Pasar
Pengertian struktur organisasi berdasarkan produk adalah strukur organisasi yang mengumpulkan dalam satu unit kerja semua yang terlibat dalam produksi dan pemasaran dari sebuah produk atau kelompok produk yang terkait dan berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu.
Struktur organisasi berdasarkan produk/pasar mempunyai kelebihan-kelebihan sebagai berikut:
Cocok untuk perubahan yang cepat, Memungkinkan adanya fisibilitas produk yang tinggi, Memungkinkan konsentrasi penuh terhadap tugas-tugas dan Kejelasan tanggung jawab.
Memungkinkan pemrosesan tugas-tugas ganda secara palarel, Memudahkan pelatihan manajer umum.
Kelemahan struktur organisasi berdasarkan produk/pasar antara lain:
Mengakibatkan terjadinya pertikaian untuk alokasi sumber daya, kurang mendukung koordinasi aktivitas antar berbagai divisi, Mendorong pengabaian prioritas jangka panjang
Memungkinkan menurunnya pendalaman kecakapan, Mengakibatkan konflik antara tugas divisi dengan prioritas perusahaan.
c. Struktur Organisasi Matriks
Pada struktur organisasi ini terdapat 2 (dua) jenis struktur yaitu :
Bagian fungsional tetap (permanen) memiliki wewenang atas pelaksanaan standard profesional unit mereka, sementara tim-tim proyek diciptakan sejauh dibutuhkan untuk menjalankan program-program khusus.
adanya Anggota tim diambil dari berbagai bagian fungsional, dan melapor kepada manajer proyek, yang bertanggungjawab atas kerja tim.
Struktur organisasi matriks mempunyai kelebihan antara lain:
Memberikan keluwesan kepada organisasi, merangsang kerja sama dan disiplin, melibatkan, memotivasi, dan menantang para pegawai, Mengembangkan keterampilan pegawai.
Membebaskan pimpinan teras dan keharusannya menyusun rencana, Merangsang orang untuk mengidentifikasi diri dengan produk akhir, Memungkinkan para pakar dialihkan ke setiap bidang yang memerlukannya.
Kelemahan struktur organisasi matriks antara lain:
Berisiko timbulnya perasaan anarki, mendorong terjadinya persaingan kekuasaan, dapat menimbulkan lebih banyak diskusi dari pada tindakan Menuntut adanya keterampilan yang tinggi dalam hubungan antar perorangan.
Penerapannya memerlukan biaya besar, Ada risiko beberapa tim proyek mengerjakan tugas yang sama.
Komponen Penting Struktur Organisasi
Sebuah perusahaan dapat bergerak optimal dan efisien dengan adanya komponen-komponen yang harus ada dalam struktur organisasi, diantaranya adalah:
1. CEO (Chief Executive Officer)
Sebagai jabatan tertinggi dalam sebuah bisnis yang menahkodai arah dan tujuan dari perusahaan. CEO biasanya adalah sang pemiliki bisnis atau usaha.
2. Direksi (Directors)
Direksi yang dimasuksudkan terdiri dari 4 jabatan penting yang harus ada dalam perusahaan, yaitu direktur utama, direktur keuangan dan direktur personalia. Direktur utama biasanya berhubungan langsung dengan CEO atau pemiliki perusahaan yang bertanggung jawab langsung pada koordinasi dan pengendalian terhadap segala kegiatan di bidang administrasi, kepegawaian dan secretariat.
Direktur keuangan merupakan pengawasan operasional keuangan perusahaan. Direksi personalia bekerja langsung terkait ketenagakerjaan dan sumber daya perusahaan.
3. Manajer (Manager)
Tugas utama seorang manajer adalah untuk mengintegrasikan berbagai variable, seperti pengarahan, koneksi, seleksi, komunikasi dan pelatihan. Manajer umumnya ada 3 komponen sekaligus, yaitu manager personalia, manager pemasaran dan manajer pabrik.
Manajer personalia bertanggunng jawab langsung terhadap pengorganisasian, perencanaan program dan pengendalian unit personalia, manajer pemasaran bertanggung jawab terhadap bagian pemasaran produk atau jasa yang ada dalam bisnis. Manajer pabrik biasanya terdapat pada bisnis komersial penjualan produk yang mengawasai urusan terkait produksi dan kegiatan dalam pabrik.
4. Administrasi dan Gudang
Administrasi dan Gudang adalah komponen ini wajib ada dalam sebuah bisnis yang sedang berkembang. Tugas dan fungsinya adalah untuk mengecek seluruh transaksi perusahaan yang berhubungan dengan pihak Outsourcing, pembukuan dan laporan penerimaan dan pengeluaran.
5. Divisi Regional
Tugas dan fungsinya adalah untuk menjalankan kebijakan dan prosedur baku dari kantor pusat, dan biasanya divisi regional biasanya beroperasi sebagai badan usaha untuk meningkatkan nilai tambah perusahaan. Divisi regional harus ada dalam bisnis yang berhubungan dengan penanaman saham.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi yang sering digunakan dalam organisasi pada umumnya terdiri dari 3 bentuk, yaitu Struktur Organisasi Fungsional, Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan Produk/Pasar) dan Struktur Organisasi Matriks.
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi.
Pengelompokan kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia.
Pegawai-pegawai yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja, struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan
Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.
Struktur Organisasi Divisional
Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.
Struktur Organisasi Matriks
Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut.
Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.
Prinsip – Prinsip Pengorganisasian
Untuk dapat melakukan fungsi pengorganisasian secara efektif, seorang manajer sebaiknya memiliki pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan keputusan yang diambil tersebut. Berikut ini adalah prinsip-prinsip pengorganisasian yang dapat digunakan supaya fungsi pengorganisasian dalam manajemen dapat dilaksanakan dengan efektif.
1. Prinsip Spesialisasi kerja (Work Specialization)
Prinsip ini sering disebut juga Prinsip Pembagian Kerja atau Division of Work, atau Division of Labour berpendapat bahwa Prinsip Spesialisasi kerja adalah pembagian tugas-tugas atau pekerjaan yang kompleks menjadi beberapa sub-pekerjaan atau bagian kepada karyawannya dan setiap karyawan dilatih untuk melakukan tugas-tugas tertentu yang berkaitan dengan spesialisasinya sehingga mereka memiliki kualifikasi dan kemampuan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang diberikan tersebut.
Adannya Spesialisasi pekerjaan atau Pembagian kerja ini adalah meningkatkannya produktivitas dan dapat melakukan pekerjaan dengan efisien karena setiap karyawan melakukan tugas yang sama setiap harinya sehingga kecepatan kerja dan kualitas kerja dapat terjaga dengan baik. Namun di sisi lain, ketergantungan organisasi terhadap karyawan tersebut akan menjadi sangat tinggi dan juga menimbulkan kebosanan karyawan akan rutinitas pekerjaan yang sama dan berulang-ulang. Kebosanan karyawan tersebut lama kelamaan akan dapat menyebabkan tingginya tingkat ketidakhadiran (absen) dan tingkat pergantian tenaga kerja (employee turnover) yang tinggi juga. Oleh karena itu, banyak perusahaan/organisasi yang melakukan rotasi pekerjaan untuk mengurangi ketergantungan pada orang-orang tertentu dan untuk menghindari kebosanan akan rutinitas yang sama dan berulang-ulang.
2. Prinsip Otoritas atau Wewenang (Authority)
Otoritas atau wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, membuat keputusan, memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu (atau tidak melakukan sesuatu), dan hak untuk mengalokasikan sumber daya atas nama organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.Berdasarkan prinsip ini, semua fungsi, tugas, wewenang dan hubungan antara manajer dan bawahannya harus didefinisikan dan ditentukan secara jelas. Pengklarisifikasian hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) dapat membantu organisasi mencapai koordinasi yang lebih baik dan lebih efektif.
3. Prinsip Rantai Komando (Chain of Command)
Rantai Komando merupakan konsep penting untuk membangun suatu struktur organisasi yang kuat. Rantai Komand atau Chain of Command dapat diartikan sebagai garis kewenangan tanpa putus yang membentang dari puncak manajemen ke karyawan level terendah serta mejelaskan siapa yang harus bertanggung jawab dan melapor kepada siapa. Jadi pada dasarnya dapat dikatakan bahwa Rantai Komando adalah aliran pelaporan. Misalnya seorang Operator produksi harus melapor ke Leader Produksi, Leader produksi harus melapor ke Supervisor produksi, kemudian Supervisor produksi harus melapor ke Manajer dan Manajer Produksi harus melapor ke Direktur Operasional.
Tanggung jawab dan garis kewenangan tanpa putus ini berdasarkan dua prinsip penting yaitu Unity of Command (Kesatuan Komando) dan Scalar Chain (Jenjang berangkai). Berdasarkan Prinsip Kesatuan Komando, Karyawan seharusnya hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan juga bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Jika terlalu banyak Atasan yang memberikan perintah, karyawan yang bersangkutan akan sulit untuk membedakan prioritasnya. Hal ini juga akan menimbulkan kebingungan dan tidak fokus pada tugas yang diberikannya. Sedangkan Scalar Chain adalah garis vertikal wewenang dari atas sampai ke bawah. Setiap karyawan harus menyadari posisi mereka di dalam Hirarki Organisasi. Garis wewenang ini akan menunjukan apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya.
4. Prinsip Pendelegasian Wewenang (Delegation)
Pendelegasian wewenang merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi. Tanpa adanya pendelegasian wewenang, seorang manajer harus mengerjakan sendiri semua pekerjaannya. Keberhasilan seorang manajer pada dasarnya sangat tergantung pada kemampuannya untuk mendelegasikan wewenang dan pekerjaan kepada bawahannya.
Pendelegasian wewenang dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dari seorang manajer kepada bawahannya untuk melakukan sesuatu atau wewenang untuk pengambilan suatu keputusan.
5. Prinsip Rentang Kendali (Span of Control)
Rentang Kendali (Span of Control) atau sering disebut juga dengan Rentang Manajemen (Span of Management) adalah Jumlah Karyawan atau bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang atasan dalam satu waktu, atasan yang dimaksud tersebut dapat berupa seorang Supervisor ataupun Manajer.
Rentang kendali ini sangat penting dalam mengetahui desain dan dinamika kelompok pada organisasi yang bersangkutan. Rentang kendali pada suatu unit kerja (departement) dapat berbeda dengan unit kerja lainnya meskipun dalam satu organisasi yang sama. Tidak ada angka atau jumlah yang pasti terhadap rentang kendali ini, hal ini karena setiap organisasi memiliki desain dan bentuk yang berbeda-beda juga. Disamping itu, pengalaman dan kepribadian manajer serta kemampuan dan perilaku bawahan juga mempengaruhi jumlah rentang kendali ini.
Rentang kendali yang sempit akan mempermudah seorang manajer untuk melakukan supervisi terhadap bawahannya dan memperlancar komunikasi dengan bawahannya, sedangkan rentang kendali yang lebar dapat memberikan kesempatan yang lebih banyak kepada bawahannya dan melatih bawahannya lebih independen/mandiri.