Pengertian Administrasi, Unsur, Ciri, dan Fungsinya

Pada kesempatan kali ini admin akan mengulas tentang administrasi mulai dari pengertian unsur ,fungsi dan tujuannya lengkap. oleh sebab itu kuy simak dengan seksama pembahasan di bawah ini

pengertian administrasi

Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi secara luas adalah suatu kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan memanfaatkan sarana dan prasarana untuk mencapai tujuan organisasi. Secara sempit administrasi berarti suatu kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Pengertian administrasi menurut para ahli

Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

George Terry
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sondang P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.

Ulbert
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.

Menurut Munawardi Reksohadiprowiro
Administrasi dalam arti sempit diartikan sebagai pemerintahan, termasuk tiap pengaturan secara sistematis serta penentuan fakta dan ditulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang komprehensif dan keterkaitan antara fakta dengan fakta lain.

Menurut Leonard D. White (1958)
Pengertian administrasi menurut Leonard D. White merupakan proses yang umum di semua upaya kelompok, baik di perusahaan publik atau pun swasta.

Menurut Wiliaw H. Newman (1963)
Definisi administrasi menurut Newman adalah kepemimpinan dan pengawasan kelompok usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut W.H. Evans
Arti administrasi merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.

Menurut FX Soedjadi (1989)
Definisi administrasi secara singkat diartikan sebagai sebuah kegiatan prosedur dalam usaha perkantoran, di antaranya yaitu mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya.

Menurut Soewarno Handayaningrat
Administrasi diartikan sebagai sebuah kegiatan perkantoran yang meliputi catatan, korespondensi, pembukuan ringan, ketik-mengetik, sehingga agenda teknis dan administratif.

Menurut John M. Pfiffer dan Robert V
Pengertian administrasi di bidang kenegaraan adalah proses yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan-kebijakan pemerintah, keterampilan bimbingan dan teknik-teknik yang tidak terbatas jumlahnya, memberikan arah dan tujuan untuk mencoba sejumlah orang.

Menurut Simon (1958)
Pengertian administrasi menurut Simon (1958) diartikan sebagai sebuah kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama.

Menurut The Liang Gie
Definisi administrasi secara luas diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Wijana
Menurut Wijana, pengertian administrasi di bidang pemerintahan merupakan kumpulan seluruh organ-organ negara baik yang rendah atau tinggi, yang bertugas menyelenggarakan pelaksanaan pemerintahan serta kepolisian.

Menurut Ordway Tead (1953)
Administrasi didefinisikan sebagai usaha yang luas yang mencakup semua bidang untuk memimpin. mengusahakan, mengatur kegiatan kerjasama manusia yang dtujukan pada tujuan dan maksud tertentu.

Unsur-unsur administrasi

Ada beberapa unsur penting dalam sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yaitu :

1. Organisasi
Organisasi sebagai tempat dilaksanakannya proses kegiatan administrasi yang terdiri dari beberapa orang saling kerjasama untuk mencapai tujuan.

2. Manajemen
Manajemen sebagai alat utama pelaksanaan kegiatan administrasi. Dalam manajemen ini terdapat pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Manajemen ini dibagi menjadi tiga kelompok yaitu top management, middle management dan lower management (mandor).

3. Komunikasi
Dalam sebuah administrasi juga mengatur cara komunikasi antar departemen misalnya melalui surat atau warta.

4. Kepegawaian
Kepegawaian ini berkaitan dengan penempatan dan penggunaan ternaga kerja dalam organisasi. Dalam administrasi kepegawaian terdapat proses kerjasama yang didukung oleh sekelompok orang yang terlibat untuk mencapai tujuan yang sama.

5. Keuangan
Keuangan dalam administrasi yaitu segala aktivitas pengelolaan keuangan dalam suatu organisasi. Dengan adanya administrasi keuangan yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif sehingga tercipta keuangan yang tertata dalam suatu organisasi.

6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan memisahkan mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan barang yang tidak digunakan.

7. Tata Usaha
Tata usaha merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi berupa semua metode yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan sehingga administrasi itu berjalan dengan lancar.

8. Public relation
Public relation memiliki arti sebagai jembatan antara perusahaan atau organisasi dengan publik. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Ciri-ciri Administrasi

Dalam kegiatan administrasi terdapat ciri-ciri sebagai berikut:
1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Proses administrasi terdapat suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih
3. Administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama antara pegawai dan atasan.
4. Di dalam Administrasi terdapat suatu proses atau usaha kerja.
5. Kegiatan proses administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.

Fungsi Administrasi

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan awal yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan untuk membuat suatu pekerjaan atau proyek sehingga membutuhkan sebuah aktivitas administrasi.

2. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.

3. Coordinating (Koordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan koordinasi dalam melakukan aktivitas atau kepentingan yang dilaksanakan agar dapat sejalan sehingga menciptakan perkerjaan yang efektif dan efisien.

4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah segala aktivitas penyampaian informasi mengenai perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat laporan secara tulis atau lisan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting adalah segala aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan yang dilakukan secara berkelanjutan.

6. Staffing (Penempatan)
Staffing sebagai fungsi administrasi adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dalam merekrut dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan serta memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.

7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Fungsi administrasi yang terakhir yaitu sebagai pengarahan atau bimbingan suatu kegiatan interaksi antar anggota dalam organisasi agar tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.

 Jenis – jenis administrasi

– Administrasi Perkantoran (Publik)
adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

– Administrasi Negara
merupakan suatu bahasaan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggara negara.

 

– Administrasi Niaga
administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan (business objective), dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga.

– Administrasi Pembangunan
merupakan proses pengendalian usaha (administrasi) oleh negara/pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan ke arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik dan kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa.

– Administrasi Kepndudukan
Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen dan data kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan Pembangunan di bidang sektor yang lain.

– Administrasi Keuangan
adalah pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan. Pada akhirnya, administrasi keuangan akan berkaitan erat dengan laporan keuangan.

– Administrasi Pendidikan
merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas pendidikan. Bahwa administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.

B. Pengelompokkan administrasi
Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas :
(a) Pengelompokan yang bersifat administrasi umum
(b) Pengelompokan di bidang pembangunan
(c) Pengelompokan yang bersifat sektoral
(d) Pengelompokan pelayanan administratif

– Pengelompokan pelayanan administratif
dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor. Administrasi Kantor (Perkantoran) biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services).

C. Jenis Kerja Administrasi
1. Akuntansi / Keuangan
Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi.
Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit.

2. Laporan Penjualan
Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.

3. Inventori
Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan kapan yang dikeluarkan.
Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola stock produk di gudang.

4. Rekam Medis
Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun klinik kesehatan.
Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar laporan, dan mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *